Yazı İşleri Müdürlüğü 5393 sayılı Belediyeler Kanununun 48. maddesinde Norm Kadro Standartlarına uygun müdürlüklerden olup, doğrudan doğruya Belediye Başkanına bağlıdır.

Yazı İşleri Müdürlüğü olarak; Kaman Belediye Başkanlığınca yürütülen kamu hizmetlerinde hız, kalite, verimlilik ve etkinlik sağlamak, Halkımıza karşı olan görev ve sorumlulukları yeniden tarif edip yapılandırmak, Personeli vatandaşa karşı sorumlu hale getirmek, hizmetlerin sunumunda herkese adaletli ve eşit davranılmasını sağlamak, Vatandaşların sorunlarının çözümünde personelin performanslı çalışıp onların rahatı ve ihtiyaçları doğrultusunda sisteme koymak ve Belediyecilik ilkesini benimsemiş yönetim ile kendini yenileyen ve geliştiren bir anlayış ile şeffaf bir Belediyecilik ilkesini benimseyerek halkımıza hizmet sunmaktır.

Yazı İşleri Müdürlüğü Resmi Yazışma Kurallarını en üst düzeyde uygulamanın onuruyla; araştırıcı, sorgulayıcı, çözümleyici düşünce yapısında, değişen yasa ve yönetmelikleri takip ederek kuruma liderlik yapabilecek, insani değerlere saygılı bilgiye ulaşarak, bilgiyi üreterek, paylaşarak ve hayata dönüştürerek Kurumunda gelişme sürecine katkıda bulunmayı görev edinmiştir.

Yetki, Görev ve Sorumluluklar

Meclis İşleri;

Belediyenin en yüksek karar organı olan Belediye Meclisinin toplanması için gerekli işlemler itinalı bir şekilde yerine getirilir. Meclis toplantısında alınan kararlar Kanun ve Yönetmeliklere uygun olarak yazılır ve uygulanabilir hale geldikten sonra Belediyenin ilgili Müdürlüklerine ve Kaymakamlığa gönderilir. Karar asıl ve ekleri düzenli bir şekilde dosyalanarak saklanır. Ayrıca alınan kararlar için bir karar defteri tutulur.

Her Meclis Toplantısında;

-Toplantı ile ilgili zabıt

-Meclis müzakeresi,

-Her konu için karar,

-Alınan kararların özeti olmak üzere işlem yapılır.

Tüm kararların asılları Başkan ve Kâtiplerince imzalandıktan sonra ilgili müdürlüğüne gönderilir.

5393 sayılı Belediye Kanununun 23. maddesinde, “Meclis tarafından alınan kararların kesinleştiği tarihten itibaren 7 gün içinde Mahallin en büyük Mülki İdare Amirine gönderileceği” belirtildiğinden; Meclis kararları Kaymakamlığa gönderilerek yürürlüğe girer.

Kesinleşen Meclis kararlarımız çoğaltılarak bir sonraki meclis toplantısında üyelere dağıtımı yapılır.

Encümen İşleri;

Belediyenin diğer karar organı olan Belediye encümeninin toplantısı için gerekli işlemler ve hazırlıklar yerine getirilir. Encümen toplantısında alınan kararlar Kanunu ve Yönetmeliklere uygun olarak yazılır ve uygulana bilir hale getirilir. Gereği yapılmak üzere ilgili müdürlüklere sevk edilir. Kararların asıl ve suretleri düzenli dosyalanır ve encümen karar defterine yazılır. Kararlar toplantıya müteakip mevcut üyeler tarafından imzalanır. Encümen karar numaraları her takvim yılı için birden başlayarak devam eder.

Belediye Başkanı Tarafından Verilecek İşler;

Bütün Birimleri ilgilendiren ve Başkanlık tarafından verilen emirler, genelgeler Yazı İşleri Müdürlüğünce ilgili şube ve müdürlüklere gönderilir. Ayrıca devam eden işler için özel dosya tanzim edilir.

Gelen Yazılar;

a- Belediye Başkanlığına gelen her çeşit yazı zimmetle, posta ile gelenler ekleri ve tarihleri kontrol edilerek teslim alınır. Teslim alınan yazılar, alındığı tarih ve gelen kayıt sıra numarası yazılır. Bu numaralar her yıl 1’den başlayarak yılsonuna kadar devam eder.

b- Gelen Yazının hangi birime havale edileceği tespit edilerek Yazı İşleri Müdürünce havale yeri imzalandıktan sonra ilgili yere gönderilmesi sağlanır.

c- Konusu itibariyle birkaç servisi ilgilendiren yazıların suretleri çıkartılarak, aslı işle ilgili birime suretleri ise diğer birimlere gönderilir ve gönderilen yerler yazı üzerine işlenir.

d- Gelen yazılar günü gününe evrak özel defterine kayıt edilir ve zimmet defterine işlenerek en kısa zamanda teslimi sağlanır.

e-Konusu itibariyle önemli ve acele görülen evrakların havalesi derhal yapılır.

f-Gizlilik derecesi olan evraklar yalnız Yazı İşleri Müdürü tarafından açılır ve zimmetle ilgili birime gönderilir.

g- Belediye Başkanının görmesi gereken yazılar ayırt edilip Müdür tarafından Başkana arz edilir.

h-Yazı İşleri Müdürlüğünde ayrıca dilekçe defteri bulundurulur ve elden ve postadan gelen dilekçeler buraya kayıt edilip ilgili birimlere ulaştırılır.

Giden Yazılar;

Tüm Birimlerden, Başkanlıktan ve Yazı İşleri Müdürlüğünden çıkan yazılar Giden Yazılar Defterine kaydedildikten sonra zimmet defteri ile yazının yazıldığı ilgili yere gönderilir

Yazı İşleri Müdürü Belediye Başkanına bağlı olup, Müdürlüğe bağlı tüm personele emir verir. Encümen toplantılarına iştirak eder, Belediye Başkanlığı adına evrak ve yazılar imza eder, havaleleri yapar. Yazılı hizmetlerin düzenli ve programlı bir şekilde yürütülmesine çalışır ve yapılan icraattan Başkanlığa karşı sorumludur. Servislerin planlı ve programlı bir şekilde çalışmalarını düzenler. Personel arasında işbirliği kurulmasını sağlar. Yapılan tüm hizmet ve çalışmaları izler ve denetler.

Yazı İşleri Müdürlüğünün çalışmaları konusunda ilgili kuruluşlarla işbirliği kurar ve yetkili üst makamlara gerekli bilgileri verir.

Yazı İşleri Müdürlüğünde çalışan tüm personel kadro görevi ne olursa olsun iş akışı içerisindeki iş ve işlemlerden kendini sorumlu addeder.